Rak yang penuh belum tentu menandakan usaha berjalan sehat. Ketika barang terlalu lama tersimpan, modal tertahan, ruang penyimpanan menyempit, dan pembelian berikutnya menjadi semakin sulit diatur. Dalam Bisnis, kondisi ini sering muncul karena pemilik memesan barang berdasarkan kebiasaan, tawaran pemasok, atau perkiraan yang belum diperiksa. Padahal, setiap produk memiliki kecepatan penjualan berbeda sehingga membutuhkan aturan pembelian ulang yang berbeda pula. Dengan membaca catatan penjualan, menghitung kebutuhan selama waktu pengiriman, dan menetapkan batas persediaan, Anda dapat mengurangi risiko stok mati sekaligus menjaga barang yang benar-benar dibutuhkan pelanggan tetap tersedia.
Menelusuri Penyebab Barang Menumpuk dalam Bisnis
Persediaan yang tidak lagi bergerak perlu dikenali melalui rekaman pembelian pelanggan, bukan sekadar tampilan rak. Suatu item persediaan mungkin tampak mencukupi, tetapi tidak menghasilkan penjualan selama rentang evaluasi. Periode penilaiannya harus ditentukan menurut karakter produk. Produk dengan umur simpan pendek perlu dievaluasi lebih cepat, sedangkan barang tahan lama bisa menggunakan rentang pemeriksaan lebih luas. Hasil yang ingin dicapai adalah menemukan barang bermasalah sejak awal.
Penyebab penumpukan sering berkaitan dengan pengadaan di atas kebutuhan, perubahan kebutuhan pelanggan, atau pilihan produk yang terlalu banyak. Diskon pemasok kadang menyebabkan pembelian yang tidak terukur ketika pembeli barang berfokus pada penghematan per unit. Biaya per unit yang murah belum menjamin hasil yang baik apabila produk terus tersimpan. Dengan pertimbangan tersebut, periksa alasan pembelian sebelumnya sebelum mengulang pesanan, termasuk apakah pembelian pelanggan dipengaruhi acara tertentu.
Menentukan Kebutuhan Stok dari Penjualan Aktual
Mulailah dengan pengumpulan informasi dasar untuk setiap item yang dijual. Rekam banyaknya barang yang terjual, persediaan saat ini, serta hari ketika barang kosong. Laju penjualan harian dapat ditentukan dari perhitungan total unit terjual dibagi lama pencatatan. Sebagai ilustrasi, produk yang terjual 60 unit dalam 30 hari memiliki rata-rata penjualan dua unit sehari. Hasil perhitungan ini menjadi titik awal untuk menyusun aturan pemesanan.
Pada saat yang sama, hasil perhitungan tersebut harus diperiksa dengan kondisi penjualannya. Produk yang sering kosong bisa tampak kurang diminati karena pelanggan tidak sempat membeli. Dalam kondisi berbeda, promosi besar dapat membuat rata-rata terlihat terlalu tinggi. Pisahkan penjualan normal dan penjualan promosi agar perhitungan lebih masuk akal. Bandingkan beberapa rentang pencatatan untuk mengenali perubahan kebutuhan, terutama sebelum periode penjualan meningkat.
Menyesuaikan Pembelian dengan Kelompok Kecepatan Produk
Sesudah informasi penjualan diperoleh, kelompokkan produk berdasarkan laju pergerakannya. Barang dengan permintaan tinggi membutuhkan pemeriksaan lebih rapat agar dapat memenuhi pembelian pelanggan. Barang yang bergerak cukup stabil dapat memakai periode evaluasi tetap. Untuk kelompok berikutnya, produk lambat terjual membutuhkan pengadaan yang lebih terkendali. Pengelompokan ini mendukung tim pembelian mengalokasikan waktu pemeriksaan pada produk dengan risiko persediaan terbesar.
Tidak perlu menyeragamkan volume pengadaan untuk seluruh produk. Item dengan penjualan harian mungkin memerlukan pemesanan lebih sering, sedangkan barang yang hanya terjual sesekali lebih sesuai dipesan dalam jumlah kecil. Perhatikan pula harga produk serta umur penyimpanannya. Item berharga besar yang jarang dibeli bisa mengikat dana cukup besar, meskipun persediaannya tidak banyak. Jika kondisi mendukung, terapkan pembelian setelah pesanan pelanggan masuk untuk membatasi persediaan menganggur.
Menyusun Aturan Isi Ulang Berdasarkan Kebutuhan Nyata
Titik pembelian ulang memberikan acuan waktu pesanan baru perlu dibuat. Rumus sederhananya adalah rata-rata penjualan harian dikalikan waktu tunggu pemasok, kemudian ditambah stok pengaman. Sebagai gambaran perhitungan, rata-rata penjualan adalah dua unit sehari dan pemasok membutuhkan lima hari. Kebutuhan selama menunggu adalah sepuluh unit. Jika ditambahkan cadangan empat unit, pesanan mulai dipicu pada posisi persediaan 14 unit. Besarnya persediaan tambahan harus disesuaikan dengan kondisi usaha.
Di samping menetapkan pemicu pesanan, tetapkan batas persediaan sasaran. Jumlah pesanan bisa ditentukan melalui pengurangan posisi persediaan dari target stok. Angka persediaan untuk perencanaan memperhitungkan barang di tangan, pesanan pemasok yang belum tiba, serta komitmen pengiriman kepada pelanggan. Cara ini mengurangi pembelian yang bertumpuk. Pertimbangkan juga minimum pesanan pemasok, jumlah isi per kemasan, dan daya tampung tempat penyimpanan sebelum menetapkan jumlah akhir.
Memperbaiki Pengadaan sambil Menyelesaikan Stok Tertahan
Kebijakan pengadaan yang diperbaiki harus diikuti tindakan terhadap barang yang menumpuk. Pastikan mutu persediaan sebelum membuat penawaran khusus, termasuk kemasan dan masa kedaluwarsa. Bagi item yang tetap memenuhi standar, susun bundel dengan produk pelengkap, penataan ulang tampilan barang, atau penawaran kepada pelanggan yang tepat. Jangan menetapkan potongan harga secara sembarangan karena biaya tambahan tetap perlu diperhatikan. Bila pemasok menyediakan pilihan, periksa fasilitas penukaran persediaan.
Jalankan pemeriksaan rutin untuk melihat hasil pengaturan pembelian. Amati jumlah barang lama, kejadian barang kosong, dan dana yang tersimpan dalam persediaan. Ketika persediaan lama menyusut namun kebutuhan rutin tidak terpenuhi, aturan pembelian belum seimbang. Periksa ulang lama pengiriman aktual, rata-rata penjualan, dan jumlah barang pengaman. Simpan penjelasan ketika aturan diperbarui agar tim memahami keputusan. Dengan kebiasaan ini, pengadaan dapat mengikuti kebutuhan.
Kesimpulan: Menyesuaikan Pengadaan dengan Kecepatan Penjualan
Menekan persediaan yang tertahan menuntut kesesuaian yang masuk akal antara pembelian pelanggan, waktu pengiriman, dan volume pemesanan. Catatan yang konsisten membantu Anda membedakan kebutuhan setiap produk. Selanjutnya, ambang pemesanan kembali dan target persediaan membantu mengarahkan keputusan. Pada kegiatan Bisnis, pendekatan ini membantu membatasi dana yang tertahan, selama datanya mengikuti kondisi penjualan.
Anda dapat memulai dengan kelompok item yang paling penting, kemudian menerapkan aturan pada produk lainnya. Pilih barang yang paling sering menumpuk dan periksa kesesuaian persediaan terhadap penjualan. Jadikan temuan tersebut untuk membatasi pembelian berikutnya, sambil menjaga produk yang rutin dibutuhkan. Perubahan sederhana yang konsisten membuat pengaturan stok semakin tertata. Berdasarkan kondisi usaha Anda, produk apa yang paling sering menjadi stok mati? Anda dipersilakan menyampaikan pengalaman tentang langkah penanganannya.
