Rak yang penuh belum tentu menandakan usaha berjalan sehat. Ketika barang terlalu lama tersimpan, modal tertahan, ruang penyimpanan menyempit, dan pembelian berikutnya menjadi semakin sulit diatur. Dalam Bisnis, kondisi ini sering muncul karena pemilik memesan barang berdasarkan kebiasaan, tawaran pemasok, atau perkiraan yang belum diperiksa. Padahal, setiap produk memiliki kecepatan penjualan berbeda sehingga membutuhkan aturan pembelian ulang yang berbeda pula. Dengan membaca catatan penjualan, menghitung kebutuhan selama waktu pengiriman, dan menetapkan batas persediaan, Anda dapat mengurangi risiko stok mati sekaligus menjaga barang yang benar-benar dibutuhkan pelanggan tetap tersedia.
Menelusuri Penyebab Barang Menumpuk dalam Bisnis
Persediaan yang tidak lagi bergerak sebaiknya ditelusuri melalui rekaman pembelian pelanggan, bukan perkiraan berdasarkan pengamatan sesaat. Sebuah produk bisa memenuhi tempat penyimpanan, tetapi belum mendatangkan pembelian selama masa pencatatan. Periode penilaiannya harus ditentukan menurut karakter produk. Produk dengan umur simpan pendek perlu dievaluasi lebih cepat, sedangkan barang tahan lama boleh mengikuti periode lebih panjang. Hasil yang ingin dicapai adalah mengidentifikasi persediaan yang mulai tertahan.
Pemicu barang tidak bergerak kerap berhubungan dengan pesanan yang terlalu besar, pergeseran selera pembeli, atau variasi barang yang berlebihan. Penawaran harga grosir kadang menyebabkan pembelian yang tidak terukur ketika pengelola mengutamakan potongan harga. Harga beli yang rendah belum tentu menguntungkan apabila produk terus tersimpan. Atas dasar itu, periksa alasan pembelian sebelumnya sebelum menambah persediaan, termasuk apakah permintaan meningkat karena promosi sesaat.
Mengukur Kecepatan Penjualan sebagai Dasar Pembelian
Mulailah dengan pengumpulan informasi dasar untuk setiap item yang dijual. Rekam banyaknya barang yang terjual, persediaan saat ini, serta hari ketika barang kosong. Laju penjualan harian dapat dihitung dengan membagi unit terjual dengan jumlah hari pengamatan. Sebagai ilustrasi, produk yang terjual 60 unit dalam 30 hari memiliki rata-rata penjualan dua unit sehari. Angka tersebut memberikan dasar awal untuk menetapkan kebutuhan persediaan.
Pada saat yang sama, angka penjualan harian harus diperiksa dengan kondisi penjualannya. Item yang tidak selalu tersedia bisa tampak kurang diminati karena permintaan tidak dapat dilayani. Di sisi lain, potongan harga sementara mungkin menghasilkan perkiraan kebutuhan menjadi berlebihan. Pisahkan penjualan normal dan penjualan promosi agar perhitungan lebih masuk akal. Bandingkan beberapa rentang pencatatan untuk melihat kestabilan permintaan, terutama menjelang musim ramai.
Mengelompokkan Barang Berdasarkan Pergerakan Penjualan
Setelah data terkumpul, susun kelompok persediaan berdasarkan kecepatan penjualannya. Barang dengan permintaan tinggi membutuhkan pemeriksaan lebih rapat agar tetap tersedia saat dibutuhkan. Barang yang bergerak cukup stabil dapat mengikuti pola pengecekan berkala. Pada barang yang berbeda, barang dengan permintaan rendah sebaiknya dipesan lebih hati-hati. Pembagian tersebut memudahkan pemilik mengalokasikan waktu pemeriksaan pada item yang berpengaruh pada kelancaran penjualan.
Tidak perlu menyeragamkan jumlah pembelian untuk seluruh produk. Produk yang dibeli secara rutin dapat memerlukan pengisian mingguan, sedangkan item yang jarang keluar lebih sesuai dipesan dalam jumlah kecil. Jangan abaikan nilai barang dan masa simpannya. Barang mahal yang lambat terjual dapat menahan banyak modal, meskipun stok fisiknya terlihat kecil. Apabila pemasok menyetujuinya, terapkan pembelian setelah pesanan pelanggan masuk untuk menekan penumpukan barang.
Menetapkan Titik Pembelian Ulang dan Batas Persediaan
Titik pembelian ulang memberikan acuan waktu pembelian berikutnya harus dilakukan. Rumus sederhananya adalah kebutuhan selama waktu pengiriman ditambah persediaan pengaman. Dalam contoh hipotetis, penjualan produk mencapai dua unit per hari dan waktu tunggunya lima hari. Permintaan sepanjang waktu tunggu mencapai sepuluh unit. Apabila stok pengamannya empat unit, titik pembelian ulang ditetapkan pada 14 unit. Besarnya persediaan tambahan sebaiknya mengikuti ketidakpastian permintaan dan pengiriman.
Di samping menetapkan pemicu pesanan, tetapkan batas persediaan sasaran. Volume pembelian baru dapat diperoleh dengan pengurangan posisi persediaan dari target stok. Angka persediaan untuk perencanaan mencakup stok tersedia ditambah barang dalam pesanan, lalu dikurangi pesanan pelanggan yang belum dipenuhi. Pendekatan tersebut membantu menghindari pesanan ganda. Sesuaikan dengan batas pembelian dari pemasok, jumlah isi per kemasan, dan ruang gudang yang tersedia sebelum menyetujui pembelian.
Menangani Stok Lama dan Mengevaluasi Aturan Pembelian
Sistem pemesanan yang lebih terarah sebaiknya dilengkapi tindakan terhadap barang yang menumpuk. Periksa kondisi barang sebelum menawarkan kembali, termasuk keutuhan kemasan serta umur simpan. Bagi item yang tetap memenuhi standar, pertimbangkan paket penjualan yang relevan, perubahan posisi pajangan, atau penawaran kepada pelanggan yang tepat. Jangan menetapkan potongan harga secara sembarangan karena pengeluaran penjualan masih harus dihitung. Jika tersedia kesepakatan, periksa fasilitas penukaran persediaan.
Tinjau hasil secara teratur untuk melihat hasil pengaturan pembelian. Amati jumlah barang lama, berapa sering permintaan tidak terpenuhi, dan dana yang tersimpan dalam persediaan. Jika stok mati berkurang tetapi barang populer sering habis, pengaturan persediaan membutuhkan perbaikan. Evaluasi lagi lama pengiriman aktual, laju penjualan terbaru, dan jumlah barang pengaman. Simpan penjelasan ketika aturan diperbarui agar pemeriksaan berikutnya memiliki acuan. Melalui langkah tersebut, pembelian menjadi lebih terukur.
Kesimpulan: Menyesuaikan Pengadaan dengan Kecepatan Penjualan
Mengurangi stok mati memerlukan hubungan yang jelas antara penjualan aktual, waktu pengiriman, dan volume pemesanan. Pendataan yang teratur memudahkan pengelola membedakan kebutuhan setiap produk. Selanjutnya, ambang pemesanan kembali dan sasaran stok membantu mengarahkan keputusan. Pada kegiatan Bisnis, pendekatan ini mendukung pemanfaatan dana secara lebih terarah, selama perhitungannya terus diperbarui.
Langkah awal bisa dilakukan dengan kelompok item yang paling penting, kemudian memperluas pencatatan secara bertahap. Dahulukan item yang paling banyak menahan modal dan periksa kesesuaian persediaan terhadap penjualan. Manfaatkan informasi itu untuk membatasi pembelian berikutnya, sambil memastikan barang populer tetap tersedia. Kebiasaan terukur yang terus dijalankan dapat membantu memperbaiki pengelolaan persediaan. Menurut pengalaman Anda, jenis persediaan apa yang paling sulit bergerak? Mari ceritakan pengalaman Anda tentang cara mengatasinya.
